MẠNH THỢ BẠC - THANH TRA - LAO ĐỘNG -DOANH NGHIỆP

 

Khi cơ quan chức năng (ví dụ: Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, cơ quan Bảo hiểm xã hội) đến kiểm tra về tình hình sử dụng lao động, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, khoa học để chứng minh việc tuân thủ pháp luật.

​Dưới đây là các nhóm hồ sơ, giấy tờ cốt lõi mà doanh nghiệp bắt buộc phải có:

​1. Hồ sơ Quản lý Lao động (Hành chính)

​Đây là nhóm giấy tờ chứng minh doanh nghiệp quản lý nhân sự đúng quy trình pháp luật.

• ​Sổ quản lý lao động: Bản giấy hoặc bản điện tử (phải cập nhật đầy đủ thông tin nhân viên trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc).
• ​Báo cáo tình hình thay đổi lao động: Định kỳ 6 tháng (trước ngày 05/6) và hằng năm (trước ngày 05/12).
• ​Hồ sơ cá nhân của người lao động:
  • ​Sơ yếu lý lịch, CCCD/Hộ chiếu (sao y).
  • ​Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn (nếu vị trí công việc yêu cầu).
  • ​Giấy khám sức khỏe (còn hạn trong vòng 12 tháng).
• ​Đối với lao động nước ngoài (nếu có): Giấy phép lao động (hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp phép), hộ chiếu, visa/thẻ tạm trú còn hạn.

​2. Hợp đồng Lao động & Thử việc

​Thanh tra sẽ kiểm tra xem doanh nghiệp có ký kết hợp đồng đúng loại, đúng luật và có hành vi "lách" luật hay không.

• ​Hợp đồng lao động (HĐLĐ) hoặc Hợp đồng thử việc: Bản gốc có chữ ký của hai bên.
• ​Phụ lục hợp đồng lao động: Các văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu có).
• ​Quyết định chấm dứt HĐLĐ, thanh lý HĐLĐ: Đối với những nhân sự đã nghỉ việc (để kiểm tra việc chi trả trợ cấp mất việc/thôi việc nếu có).

​3. Tiền lương, Thưởng & Thời giờ làm việc

​Nhóm hồ sơ này thường bị kiểm tra rất kỹ để đảm bảo quyền lợi tài chính và sức khỏe cho người lao động.

• ​Thang lương, bảng lương: Hệ thống thang bảng lương do doanh nghiệp xây dựng.
• ​Quy chế lương, thưởng, phụ cấp: Văn bản quy định rõ cách tính và chi trả.
• ​Bảng chấm công & Bảng thanh toán tiền lương: Của các tháng trong giai đoạn thanh tra (để đối chiếu mức lương thực trả không thấp hơn lương tối thiểu vùng).
• ​Hồ sơ làm thêm giờ (Tăng ca): Bản cam kết đồng ý làm thêm giờ của người lao động, bảng chấm công tăng ca (kiểm tra xem có vượt quá số giờ quy định không).
• ​Bằng chứng chi trả lương: Phiếu lương (Pay slip), chứng từ chuyển khoản ngân hàng hoặc ký nhận tiền mặt.

​4. Bảo hiểm Xã hội (BHXH) & Thuế

• ​Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu C12-TS): Do cơ quan BHXH gửi hàng tháng để chứng minh doanh nghiệp không nợ đọng bảo hiểm.
• ​Danh sách lao động tham gia BHXH (Mẫu D02-TS): Các đợt báo tăng, báo giảm, điều chỉnh lương.
• ​Hồ sơ giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động (nếu có).
• ​Hồ sơ quyết toán Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Của các năm gần nhất.

​5. Quy chế nội bộ & Đối thoại tại nơi làm việc

• ​Nội quy lao động: Văn bản nội quy và Biên bản/Giấy chứng nhận đăng ký nội quy lao động với Sở/Phòng LĐ-TB&XH (bắt buộc với DN từ 10 lao động trở lên).
• ​Thỏa ước lao động tập thể (TƯLĐTT): Nếu doanh nghiệp đã thương lượng và ký kết, kèm theo minh chứng đã gửi cho cơ quan quản lý nhà nước.
• ​Hồ sơ tổ chức Hội nghị người lao động & Đối thoại tại nơi làm việc: Biên bản đối thoại định kỳ (ít nhất 01 lần/năm) hoặc khi có vụ việc.

​6. An toàn, Vệ sinh Lao động (ATVSLĐ)

• ​Kế hoạch ATVSLĐ hằng năm.
• ​Hồ sơ huấn luyện ATVSLĐ: Giấy chứng nhận, danh sách người lao động được huấn luyện theo các nhóm (1, 2, 3, 4, 5, 6).
• ​Hồ sơ kiểm định máy móc, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn (nếu DN có sử dụng thang máy, nồi hơi, máy nén khí, cần trục...).
• ​Sổ cấp phát phương tiện bảo vệ cá nhân (đồ bảo hộ, găng tay, mũ bảo hiểm...).
• ​Biên bản điều tra tai nạn lao động (nếu trong năm có xảy ra tai nạn).

​💡 Kinh nghiệm thực tế cho Doanh nghiệp:

• ​Sắp xếp theo cặp (đối chiếu): Thanh tra thường sẽ "soi" chéo. Ví dụ: Họ lấy ngẫu nhiên 5 nhân sự trên Bảng chấm công, sau đó yêu cầu xuất trình đúng 5 HĐLĐ, 5 bản Mẫu C12-BHXH và 5 Lệnh chuyển khoản lương của những người đó để xem có khớp nhau không.
• ​Chuẩn bị bản sao: Nên photo sẵn một bộ, khi thanh tra yêu cầu giải trình thì nộp bản sao (ký đóng dấu treo của công ty) và mang bản gốc ra để đối chiếu, tránh bị thất lạc hồ sơ gốc.

 https://youtube.com/@manhthobac?si=zisuroxsrfsZWomz